| 商务部国际经济合作事务局公文处理办法 |
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| 2004-06-14 15:09 商务部经济合作局 |
第一章 总 则
第一条 根据《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)和《商务部公文处理办法》(商办发[2003]3号)的有关规定，为使商务部国际经济合作事务局(以下简称“局”)公文的办理、管理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法(以下简称《办法》)。
第二条 本《办法》中的公文范围是指以局文件、局函、局便函、局传真、局简报形式正式制发的公文(包括电报，下同)。
第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理必须坚持依法、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 局办公室是局公文处理的主管部门，负责建立和健全局公文处理的有关规章制度，审核局的各类公文，督促检查局各部门的公文办理工作。
第二章 公文的种类
第七条 局常用公文种类主要有：
一、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。
二、公告：适用于对外宣布重要事项。
三、批件：适用于下达或撤销承担援外项目任务的通知。
四、通知：适用于发布一般性规章；采取一般管理措施；任免、聘用干部；转发政府主管部门、同级单位和不相隶属单位的公文；传达要求局所属部门办理和需要周知或执行的事项。
五、通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
六、报告：适用于向政府主管部门汇报工作，反映情况，答复其询问。
七、请示：适用于向政府主管部门请求指示、批准事项。
八、批复：适用于答复有关援外项目执行和对外经济合作业务促进工作的请示事项。
九、会议纪要：适用于记载和传达会议情况或主要精神、议定事项。如下发执行，用“通知”印发或转发。
十、简报：用于汇报工作，反应、沟通情况，指导工作，交流经验，传递信息的事务性公文。简报不能代替正式文件向上级请示问题。
十一、意见：适用于向政府主管部门和同级不相隶属机关就重要问题提出本部门意见和处理办法。
十二、函：适用于同不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复批准事项。
第三章 公文的形式及其适用范围
第八条 局公文分为局文件、局函、局传真三种形式。
局文件：主要用于向政府主管部门汇报、请示工作，下达需要周知和办理的事项，转发文件，发布有关行政事务的通知和比较重大的带有普遍指导意义的文件等。
局函、局传真：主要用于涉及面小，需以局名义联系或答复的事项。
第九条 商务部批件：根据商务部授权，由局办理的、以商务部名义向有关单位下达或撤销执行援外项目任务的通知书。
第十条 局文件的具体适用范围：
一、向政府主管部门的请示或报告；
二、发布局业务范围内有关重大事项的决定和通知；
三、转发相关主管部门的重要文件；
四、印发局年度工作总结、工作要点、重要会议纪要；
五、颁布局有关人事、教育、培训、劳动工资、机构编制等方面重要的管理规定、条例、制度和办法；
六、印发局各部门主要职责、人员编制情况；
七、其他需以局文件形式行文的事项。
第十一条 局函的具体适用范围：
一、与国务院各部(委)下属的相关部门，各省、自治区、直辖市及计划单列市商务主管部门、驻外经济商务机构、商务部有关司局及其它部外有关机构商洽工作，答复业务问题；
二、对各有关援外项目承办单位的业务意见和通知；发布有关对外经济合作促进业务的意见和通知；
三、向政府主管部门报送的意见、建议；
四、其他需以局函形式行文的事项。
第十二条 局传真的具体适用范围：
一、与国务院各部(委)下属的相关部门，各省、自治区、直辖市及计划单列市商务主管部门、驻外经济商务机构、商务部有关司局及其它部外有关机构商洽工作，答复业务问题；
二、对各有关援外项目承办单位的业务意见和通知；发布有关对外经济合作促进业务的意见和通知；
三、其他需以局传真形式行文的事项。
第四章 公文格式和要求
第十三条 局公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
一、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
局文件、函、简报和传真式样见附件1、2、3、4。
局公文发送单位简称和排列顺序参照《国务院机构简称》及《商务部各有关单位排序、规范简称》，见附件5、6。
二、发文字号：包括单位代字、年份、序号。由拟稿部门按局公文统一编字表填写，文号由办公室统一填写。《局部门简称及文件编号简称》、《局公文统一编字表》见附件7、8。联合发文只标明主办单位发文字号。
局发文字号格式如下：
1.文件字号为：商合促X发[20 ]XXX号，位置在发文机关标识下空2行，居中排布，用仿宋体小3号字。
2.批件字号为：商合促批[ 20 ]XXX号，位置在文头横线下右上角，用仿宋体小3号字。
3.函字号为：商合促X函[20 ]XXX号，位置在文头横线下右上角，用仿宋体小3号字。
4.传真字号为：商合促X传[20 ]XXX号，位置在文头横线下右上角，用仿宋体小3号字。
5.内请字号：(1)上报部领导的请示：商合促请[20 ]第XXX号，位置在文头横线上左下角，用仿宋体小3号字。(2)局内请示：商合促Ｘ请[20 ]第XXX号，位置在文头横线上左下角，用仿宋体小3号字。
6. 工作报告字号：(1) 上报部领导的工作报告：商合促报[20 ]第XXX号，位置在文头横线上左下角，用仿宋体小3号字。(2)局内工作报告：商合促X报[20 ]第XXX号，位置在文头横线上左下角，用仿宋体小3号字。
三、紧急程度：除平件无需标明外，需紧急处理的公文应分别标明“急件”、“特急”字样。用黑体小3号字。“急件”和“特急”件仅用于确属事关重大、时间紧迫的公文，非紧急公文不必标明。
四、密级：根据有关保密规定，保密公文应在公文上标注“绝密”、“机密”或“秘密”字样。用黑体小3号字。非保密公文不必标明。凡是没有标注保密期限的秘密公文，一律按绝密30年，机密20年，秘密10年保存。其中，“绝密”级公文还应当标明份数序号。
五、标题：应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题写在正文中部，宋体加粗20号字。
六、正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。用仿宋体小3号字。
七、主送单位：是行文的对象，也是收受、办理公文所述内容的受理单位，应在正文之前，标题之下左上角，要写全称或规范化简称、统称，用仿宋体小3号字。上行文应当注明签发人、会签人姓名，在文尾附注处应注明联系人和电话。
八、附件：应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序号和名称。如附件较多或标题较长，可直接注明“如文”。
九、成文日期：以级别最高的负责人签发的日期为准；联合行文以最后一名签发机关负责人的签发日期为准。
十、印章：除以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关均应加盖印章。
十一、抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称，用仿宋体小3号字。
十二、文尾部分格式：除传真和便函外，所有文件最后均应有“商务部国际经济合作事务局”字样和印发时间。
十三、公文用纸、装订要求：
(一)用纸规定：局公文用纸统一采用国际标准A4型(210mmX297mm)。
(二)排印装订要求：公文文字从左到右，横写横排，左侧装订。
十四、草拟公文有关要求：
(一)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(二)公文的文种应当根据行文目的、局职责和与主送机关的行文关系确定。
(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(四)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
(五)应当使用国家法定计量单位。
(六)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(七)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
(八)起草公文应采用公文用语。
第五章 行文规则
第十四条 行文应当确有必要，注重效用。
第十五条 根据局的职能，可以向下列单位行文。
一、上行文的报送范围为商务部；
二、平行文的发送范围为国务院各部委下属司、局，各省、自治区、直辖市及计划单列市商务主管部门，其它相关机构，各驻外经济商务机构；
三、下行文的发送范围为各有关援外项目承办单位和对外经济合作业务促进工作相关单位。
第十六条 除局办公室外，局内各部门原则上不得对外正式行文。因特殊情况确需正式行文的，须经局领导批准。
鉴于招(议)标工作的特殊性，局招标办在办理有关招(议)标业务时，可向投(议)标企业或单位行文。
第十七条 一般同级单位才可联合行文。一般情况，不得越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应抄送被越级的机关。
第十八条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他同级机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
第十九条 除上级领导同志个人直接交办的事项外，不得以局名义向上级领导同志个人直接报送“请示”、“意见”和“报告”。
“报告”中不得夹带请示事项。
第二十条 需以商务部名义发布的文件，要代部拟稿。
第二十一条 转发政府主管部门的文件，不必再报送政府主管部门。
第六章 公文稿纸书写要求
第二十二条 公文起草时，拟稿人应根据公文文种、公文形式、内容及发送范围填写相应的局公文文头稿纸。
第二十三条 公文文头稿纸包括以下七种：
一、以局文件形式发送的公文适用“商务部国际经济合作事务局文件稿纸”(红色套印)。
二、以商务部批件形式发送的公文适用“商务部批件稿纸”(绿色套印)。
三、以局函形式发送的公文适用“商务部国际经济合作事务局函稿纸”(绿色套印)。
四、以局传真形式发送的公文适用“商务部国际经济合作事务局传真”用纸(黑色套印)。
五、以局名义请求政府主管部门指示、批准事项的公文适用“商务部部内工作请示稿纸”(红色套印)。
局内工作请示适用“商务部国际经济合作事务局局内工作请示稿纸”(红色套印)。
对商务部有关司局的请示，以局函的形式发送。
六、以局名义向政府主管部门汇报工作、反映情况、答复询问的公文，及局内工作报告适用“商务部部内工作报告稿纸”(红色套印)。
第二十四条 第二十三条所列七种公文文头稿纸书写要求：
一、发文字号：在空白处填写部门公文编字和编号(见附件7、8)，括号中应当填写发文年份。
二、缓急、密级：填写文件要求处理的时限和密级，非紧急、秘密文件不必标注。
三、签发：由局领导签署意见。如系联合行文，请依次注明单位名称。
四、会签：拟稿部门应将需会签单位的名称在此栏依次注明，以便会签单位领导签署。
五、主送：由拟稿部门根据排名顺序依次填写受文机关名称(全称或规范化简称、统称)。
六、抄送：抄送单位的排列顺序应按照先国内后国外，先部外后部内，先局外后局内顺序依次书写。
(一) 抄报：发送给政府主管部门或领导应标明“抄报”。
抄报部领导时应按照部办公厅印发的最新部领导排序依次填写。
(二) 抄送：发送给同级机关或不相隶属单位用“抄送”。抄送部有关司、局，按商务部有关单位排序填写(附件6)。以部名义发文“抄送”时均应有：“秘书(2)，值班，存档”。
七、份数：由拟稿人填写文件的印发份数。
八、标题：准确简要地填写标题。一般包括事由和文种。
九、拟稿部门：填写局拟稿部门的名称，具体到处室。
十、拟稿人、电话、日期：由拟稿人填写姓名、电话及完成拟稿日期。
十一、核稿：由拟稿部门领导签署，第一核稿人要签署全名。
十二、附件：填写附件标题。如附件较多或标题较长，可在此栏中注明“如文”。如公文稿附有不需与公文稿一同发送的、供领导签批时的参阅材料时，则将“附件”改为“附稿”，并列明所附材料的标题。
第七章 公文办理程序和要求
第二十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、批办、承办、催办等程序。收文办理中的签收、登记、分发、传阅、催办等事宜由局办公室统一负责。
一、签收和分发
收到的中共中央、国务院和国家有关部委的公文，一律由局办公室指定专人负责拆封、签收、登记、编号、分发；所有重要文件、简报、资料、会议通知等由办公室主任阅后送局领导阅批；上述公文外其它涉及国别业务的文件、资料，送有关部门阅办。各部门要指定专人负责文件的签收。
公文签收、分发流转示意图如下：
二、传阅
(一)送交局领导的文件，按局领导排序或分工顺序传阅，每位局领导传阅时间为一个工作日，阅后退办公室。
(二)经局领导批示需传阅的文件，每部门传阅时间为一个工作日，最后阅毕的部门负责退还办公室。
(三)文件阅后，阅件人须在文件传阅单上签名，注明阅读时间。
(四)办公室负责督促文件传阅，掌握文件流转情况，避免漏传和延误。
三、催办
(一)涉及多部门办理的文件，根据局领导批示，由牵头部门负责催办。
(二)需各部门办理的文件，由部门负责人负责督促检查办理情况，防止积压和延误，并将有关情况及时向主管局领导汇报。
第二十六条 发文
一、程序：
经办人拟稿 部门领导初核 局内部门会签
办公室核稿 局领导审核、签发
办公室统一登记、编号 局外会签
成文、盖章 文件分发(拟稿部门负责分发并将原件存档)
二、文件审核、签发：
(一)审核：由我局起草、办理的文件、批件、传真和请示等，均需由各部门负责人审核签字后，由办公室核稿。办公室指定专人负责核稿工作，审核符合要求的，应加盖核稿章并签名。
办公室与拟稿部门均应审核的内容：
1.是否符合国家的法律法规或相关文件规定；
2.是否确需行文；
3.是否经过正确的程序，涉及局内有关部门是否经过协商、会签；
4.紧急程度和秘密等级是否恰当；
5.主送、抄送单位和份数是否准确；
6.稿面是否整洁；
7.公文体例、格式、标题、内容等事项。
办公室审核的重点：
1.是否符合行文规则；
2.公文文种、格式是否统一、规范；
3.公文文头稿纸使用是否妥当，各栏目填写是否准确、规范，有无遗漏；
4.主送、抄送单位是否准确，排序是否正确；
5.字体、字号是否恰当。
拟稿部门审核的重点：
1.内容是否准确，事实是否真实，数字是否精确，结论是否正确。
2.结构是否合理完整，层次是否清晰分明；
3.文字是否简洁，用语是否恰当，标点是否正确；
4.附件、附稿是否齐全；
(二)签发
以局名义发出的文件、批件、函、传真和请示等公文，均由局领导签发，主签人应写上签批时间。其他签批人圈阅，应当视为同意。
三、会签：
文件会签程序是先局内，后局外；先部内，后部外。
(一)局内部门的会签文件：如无不同意见，则由部门负责人在会签栏内签字即可；如有不同意见(包括补充意见)需书面提出，并退拟稿部门处理，待达成一致意见后方可报批。
(二)会签局外单位的文件：我局办理的各类公文，凡涉及商务部有关司局、相关单位或其它部委的业务时，必须会签。
(三)外单位会签我局的文件：商务部有关司局、相关单位或其它部委会签我局的公文，要在收文当日落实具体经办部门。经办部门要在三个工作日内完成，如因特殊情况不能按时完成的，要及时向主管局领导报告并告知来文单位。
第二十七条 文件管理
一、保管：
(一)中共中央、国务院、商务部及有关部委文件和各类密级文件，由办公室统一负责保管。各部门应指定专人负责收文管理。
(二)以局名义制发的公文，由拟稿部门负责保管。
(三)翻印政府主管部门的公文和机密级(含机密级)以下的秘密文件，必须经局主管领导批准；翻印绝密级文件，必须经文件制发单位批准；翻印公文必须到办公室办理登记批准和翻印时间、翻印份数和分发范围；涉密文件的翻印件的保密管理，视同原件。密码电报不得翻印、复制。
二、借阅：在国家规定的传阅范围内，经办公室主任同意，并办理登记手续后，可以借阅文件。对有密级的文件，仅限在办公区内使用，严禁私自带出办公区。
三、归档：公文处理完毕后，各部门按《经济合作局文书档案管理试行办法》做好文件立卷归档工作。
第八章 附 则
第二十八条 本《办法》由局办公室负责解释。
第二十九条 本《办法》自印发之日起施行。
附件1
附件2
附件3
附件4
附件5
附件6
附件7
附件8
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